Tujuh Hal yang Harus Disertakan dalam Pedoman Media Sosial Anda

Ketika jaringan radio publik NPR pertama kali mulai bereksperimen dengan pedoman media sosial pada tahun 2009, itu adalah awal dari konsep tersebut. Namun di tahun-tahun berikutnya, banyak organisasi lain—outlet berita, perusahaan, dan asosiasi—akan mengikuti upaya mereka untuk membangun kebijakan yang menyeimbangkan kebebasan untuk berbicara dengan potensi masalah hukum dan etika yang mungkin menyertainya. .

Tapi apa yang harus termasuk pedoman itu? Berikut adalah beberapa titik awal yang perlu dipertimbangkan untuk akun resmi asosiasi Anda—dan untuk siapa pun yang mewakili organisasi.

1. Fokus pada transparansi dan privasi.

Jika Anda bekerja untuk sebuah asosiasi dan Anda berbicara tentang bisnis asosiasi, penting bagi orang yang membaca komentar Anda untuk mengetahui afiliasi Anda.

Produsen mobil Ford, salah satu perusahaan besar pertama yang membuat kebijakan media sosial, memikirkan masalah ini sejak tahun 2010, menunjukkan bahwa penting bagi karyawan Ford untuk mengungkapkan pekerjaan mereka.

“Praktik terbaik adalah selalu jujur ​​tentang siapa Anda tanpa memberikan informasi pribadi yang terperinci,” kata perusahaan itu.

Demikian pula, dokumen Ford merekomendasikan pendekatan hati-hati terhadap privasi yang masih berlaku hingga saat ini, menyarankan agar karyawan menyeimbangkan pertimbangan privasi dengan pertimbangan ruang publik internet.

“Lindungi rekan kerja Anda dan mitra kami dengan menahan diri untuk tidak membagikan informasi pribadi mereka atau percakapan atau pernyataan apa pun kecuali Anda memiliki izin tertulis dari mereka untuk melakukannya,” lanjut perusahaan itu.

2. Tetapkan standar untuk etiket dan penilaian.

Membuat standar tentang bagaimana karyawan Anda berinteraksi dengan orang lain di jejaring sosial dapat membantu mereka menghindari kesalahan langkah. Tetapi ini tidak berarti bahwa Anda harus menjadi yang terberat dalam polis Anda. Misalnya, produsen komputer Dell Technologies, sambil menekankan kepedulian, secara khusus mengingatkan karyawannya untuk “Bersikap baik, bersenang-senang, dan terhubung!”

“Ingat, bahkan ketika Anda menggunakan akun pribadi, aktivitas media sosial Anda dapat dilihat oleh pelanggan atau calon pelanggan, jadi Anda harus memperlakukan setiap interaksi di media sosial seolah-olah Anda berurusan dengan pelanggan potensial,” kata perusahaan.

Itu pelajaran yang bertahan, apakah jaringan itu MySpace atau TikTok.

3. Pertimbangkan inklusivitas dan aksesibilitas dalam pesan Anda.

Apakah akun sosial Anda, baik melalui apa yang dikatakannya atau apa yang ditinggalkannya, tidak se-inklusif yang seharusnya? Itu masalah, dan sesuatu yang organisasi Anda harus fokus untuk meningkatkan.

Alat penjadwalan media sosial Hootsuite memiliki beberapa ide untuk mengatasi masalah ini, termasuk dengan menggunakan keterangan deskriptif untuk meningkatkan aksesibilitas, menekankan kontras warna, dan memastikan bahwa gambar dan bahasa tidak meninggalkan siapa pun.

“Aksesibilitas media sosial secara teknis tidak diperlukan di bawah standar kepatuhan 2.1 Konten Web dan Panduan Aksesibilitas,” tulis perusahaan Katie Sehl. “Tapi seharusnya tidak perlu. Pemasaran media sosial inklusif hanyalah pemasaran media sosial yang baik.”

4. Berpotensi menetapkan standar untuk anggota, terutama yang Anda soroti.

Kemungkinan ada banyak pakar materi pelajaran di antara keanggotaan Anda yang ingin Anda soroti dalam umpan asosiasi Anda. Namun hal itu dapat mengundang pertanyaan tentang perilaku para pakar tersebut, karena orang yang memposting untuk diri mereka sendiri mungkin menerapkan filter yang berbeda dari yang mereka lakukan jika mereka bekerja secara langsung untuk organisasi Anda.

National Association of Realtors menawarkan contoh yang berguna tentang seperti apa ini. Kembali pada tahun 2020, organisasi memperluas kebijakan etikanya untuk memasukkan perilaku pribadi anggota di luar pekerjaan—termasuk di media sosial.

Mungkin ada batasan untuk apa yang dapat Anda lakukan untuk memandu perilaku anggota Anda, tetapi memiliki kebijakan dapat membantu membentuk pendekatan Anda untuk mendatangkan pakar materi pelajaran.

5. Tekankan pentingnya keamanan siber.

Ungkapan masa perang “bibir lepas menenggelamkan kapal” bisa sangat banyak diterapkan pada media sosial, di mana orang-orang mengekspresikan diri mereka secara terbuka — dan mereka yang memiliki motif yang dipertanyakan dapat memanfaatkannya.

Panduan dari Badan Keamanan Nasional menawarkan beberapa tip yang dapat dipinjam oleh organisasi lain, termasuk gagasan bahwa informasi, bahkan ketika dibagikan secara pribadi pada platform tertentu, dapat bocor. “Jika Anda tidak ingin dipublikasikan, jangan mempostingnya,” kata panduan itu.

Faktor lainnya adalah bagaimana akun diamankan: Pertimbangkan untuk merekomendasikan autentikasi dua faktor untuk semua pengguna dengan akun publik, serta membatasi akses ke akun merek.

6. Verifikasi apa yang Anda masukkan ke feed Anda.

Jika asosiasi Anda memiliki akun merek atau akun khusus untuk berita—terutama yang memiliki tanda centang verifikasi—penting bahwa semua informasi yang Anda poskan sudah benar.

Tapi seperti apa seharusnya kebijakan akurasi itu? Buletin populer Minuman Pagi memiliki panduan yang berguna dan bijaksana untuk mengonfirmasi dan memverifikasi informasi yang masuk ke umpan. Satu titik awal kunci? Periksa usus Anda.

7. Pertimbangkan hak cipta dan tanggung jawab hukum.

Bisakah Anda menggunakan gambar Mickey Mouse itu di akun media sosial Anda? Atau mengambil gambar dari feed orang lain tanpa memintanya?

Ini bukan masalah untuk diabaikan—hak cipta menjadi salah satu perdebatan paling kompleks di era media sosial, dan Anda bisa masuk ke dalam jebakan jika tidak menganggapnya sebagai bagian dari kebijakan Anda.

Dan pastikan untuk membaca aturan hukum terbaru—Anda mungkin mendapati bahwa hal-hal yang sering Anda lakukan, seperti menyematkan postingan Instagram, dapat membahayakan Anda secara hukum.

Sebagai Berita Bisnis Harian catatan, Anda mungkin ingin meminta izin, bukan pengampunan.

(Oleg Blokhin/iStock/Getty Images Plus)