Bagi banyak eksekutif asosiasi, memilih AMS yang tepat dapat membuat kewalahan—namun tidak harus begitu. Dengan pemahaman yang jelas tentang tujuan asosiasi Anda dan tinjauan pasar yang menyeluruh, prosesnya menjadi sangat mudah dikelola.
Sebelum menjangkau vendor, mulailah dengan meletakkan pena di atas kertas.
“Tuliskan tiga hal yang dilakukan asosiasi Anda agar tetap eksis—ini adalah bagian dari misi Anda, DNA organisasi Anda,” ujar Gretchen Steenstra, direktur strategi klien di DelCor Technology Solutions. “Lalu jelaskan satu hal yang Anda kurangi dan satu hal yang Anda kembangkan.”
Dokumen ini tidak perlu ekstensif, katanya. Alih-alih, fokuslah untuk menyediakan landasan kontekstual sehingga penyedia solusi memahami apa yang ingin dicapai asosiasi Anda melalui pemutakhiran atau migrasi.
“Pahami mengapa Anda melalui proses tersebut, bagaimana proses tersebut akan membantu asosiasi Anda, dan pertanyaan yang perlu Anda ajukan, dan Anda akan menjadi lebih kuat sebagai konsumen,” kata Steenstra.
Setelah mendokumentasikan persyaratan, teliti pasar untuk vendor yang memiliki pengalaman dan keahlian yang telah Anda uraikan. Berhubungan dengan rekan industri, jelajahi berbagai opsi, dan kirimkan permintaan informasi (RFI) untuk mengurangi pilihan Anda. Setelah itu, kirimkan Request for Proposal (RFP) ke vendor yang memenuhi kebutuhan Anda.
Tapi jangan sampai kewalahan. Pertahankan RFP Anda tetap sederhana, komunikasikan kebutuhan inti secara terorganisir sehingga vendor dapat memahami ruang lingkup proyek, memperkirakan biaya, dan menentukan strategi yang tepat.
Tentukan Peran Internal
Pemimpin bisnis, direktur TI, dan CEO/direktur eksekutif harus mengambil peran tertentu dalam proses pemilihan AMS.
“Peran unit bisnis adalah sebagai pengemudi; ini bukan proyek TI,” kata Steenstra. “Mereka harus berada tepat di depan untuk menyatakan apa yang mereka butuhkan. Tugas mereka selama demo adalah melihat kumpulan fitur, mengevaluasinya, dan berkata, ‘Ya, saya dapat melihat ini cocok dengan organisasi saya,’ atau ‘Tidak, saya tidak bisa.’”
Sementara pemimpin bisnis fokus pada persyaratan fungsional—yaitu fitur dan fungsi produk, pemimpin teknologi harus fokus pada persyaratan non-fungsional dan properti sistem seperti skalabilitas, keandalan, kinerja, dan kemampuan integrasi.
Terakhir, CEO atau direktur eksekutif harus memastikan prosesnya terus selaras dengan visi dan misi asosiasi.
“Saat orang masuk ke detail dan memulai proses pengambilan keputusan, mereka cenderung melupakan bagaimana sistem akan membantu mereka berjalan sebagai sebuah organisasi,” kata Steenstra. “Saya pikir kepemimpinan memainkan peran yang kuat di sana.”
Dia juga merekomendasikan agar eksekutif asosiasi mengenal tim kepemimpinan vendor mereka. “Mengenal satu sama lain sebelum terjadi eskalasi adalah bagian penting yang menurut saya belum cukup kita lihat di komunitas kita.”
Bermitra
Sudah menjadi praktik umum bagi asosiasi untuk beralih dari pendekatan pemilihan AMS hanya sistem ke mendasarkan pilihan mereka pada sistem dan potensi kemitraan yang menyertainya.
“Kami melihat evolusi alami menuju kemitraan, dan itu hal yang baik,” kata Steenstra. “Banyak organisasi memulai dengan AMS mereka dan mengembangkan satu set fungsionalitas. Namun alih-alih mengubah seluruh AMS, mereka keluar dan melihat apa yang ada di pasar dan bagaimana, melalui kemitraan, mereka dapat mengintegrasikan solusi baru dengan apa yang mereka miliki.”
“Itu sangat bisa dilakukan untuk organisasi kecil hingga menengah. Tidak menakutkan jika Anda sangat jelas tentang apa yang akan dilakukan masing-masing pasangan dan bagaimana sistem akan berbicara satu sama lain, ”katanya.
Terakhir, sisakan sedikit ruang gerak dalam anggaran Anda untuk kemungkinan penyesuaian. “Ambil proposal sebagai proposal, bukan tingkat dolar yang Anda berikan ke dewan Anda,” katanya.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menguasai proses pemilihan AMS, Kunjungi halaman Tampilan Cepat Pemilihan AMS DelCor.
DelCor bekerja sama dengan asosiasi dan organisasi nirlaba untuk menawarkan dukungan TI outsourcing, layanan CIO, penilaian teknologi, dan konsultasi tempat kerja digital. Untuk informasi lebih lanjut tentang layanan konsultasi tempat kerja digital dan solusi teknologi asosiasi DelCor, kunjungi delcor.com. Saat Anda di sana, lihat Reboot IT, podcast yang menjelajahi semua hal tentang asosiasi dan teknologi nirlaba!
(Foto selebaran)
Mungkin masih ada beberapa pemain yang masih baru dengan pasaran keluaran sdy Pasaran togel sidney pools sendiri memang udah terlalu lama tersedia di indonesia. Menurut information statistik di dalam 10 tahun belakangan ini kata kunci pencarian seperti pengeluaran sdy hari ini mempunyai trafik yang amat tinggi. Dimana berarti pengguna result pengeluaran sdy pools semakin banyak sebab memang kuantitas pemainnya terhitung makin lama bertambah. Saat ini barangkali ada banyak sekali web site keluaran sdy prize di internet. Namun tidak semua situs tersebut formal dan menyediakan layanan maksimal