Menemukan Tempat yang Tepat untuk Acara Anda Berikutnya

Saat Anda merencanakan acara untuk asosiasi Anda, memilih tempat yang tepat dapat membuat semua perbedaan.

Baik Anda merencanakan konferensi tahunan, gala penghargaan yang mewah, atau rapat dewan, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih tempat.

Berdasarkan pengalaman luas Reno-Sparks Convention & visitors Authority (RSCVA) menyelenggarakan acara, berikut adalah beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika memilih tempat untuk acara Anda berikutnya.

Seberapa Besar Daftar Peserta Anda?

Apakah Anda merencanakan rapat dewan yang intim atau konferensi untuk 15.000 peserta? “Tempat yang Anda pilih harus sesuai dengan ukuran dan skala acara Anda,” saran Charles Harris, presiden dan CEO RSCVA (alias Visit Reno Tahoe).

“Anda tidak ingin peserta rapat Anda merasa frustrasi karena tidak ada ruang untuk menghadiri sesi topik hangat,” kata Harris. “Jika Anda pernah menghadiri pertemuan di mana Anda harus duduk di lantai, atau ditolak masuk ke ruangan yang penuh sesak, Anda tahu betapa menjengkelkannya hal itu.”

Untuk konferensi besar, Harris mengatakan timnya di Reno Tahoe merekomendasikan tempat seperti Reno-Sparks Convention Center seluas 600.000 kaki persegi atau Reno Events Center, yang menawarkan ruang fleksibel seluas 118.000 kaki persegi untuk acara.

Kelompok yang lebih kecil dapat menikmati tempat pertemuan yang lebih unik. Misalnya, ide populer untuk grup dengan hingga 100 peserta adalah Klub Kingpin di Stadion Bowling Nasional, yang dapat dipesan untuk pesta bowling pribadi dengan katering.

Pertimbangkan Pedoman Kesehatan dan Keselamatan yang Berlaku

Meskipun selalu penting, akhir-akhir ini pedoman kesehatan dan keselamatan di ruang pertemuan yang Anda pilih kemungkinan akan lebih diingat oleh para peserta.

Harris mengatakan ada beberapa protokol yang dapat Anda cari yang akan membuat peserta Anda merasa seaman mungkin saat berada di acara Anda.

“Ketika Anda merencanakan atau menghadiri acara di salah satu tempat besar di Reno Tahoe, kesehatan dan keselamatan Anda adalah prioritas nomor satu,” kata Harris. “Kami mengikuti protokol kesehatan dan keselamatan saat ini sesuai dengan CDC, Nevada OSHA, Washoe County, dan lembaga terkait lainnya untuk memastikan setiap acara berjalan lancar.”

Akreditasi ada untuk membantu Anda merasa lebih yakin bahwa rapat akan aman dan terjamin. Harris menjelaskan bahwa salah satu sertifikasi tersebut, GBAC STAR™, dapat membantu organisasi menetapkan protokol dan prosedur, menawarkan pelatihan yang dipimpin oleh pakar, dan menilai kesiapan fasilitas untuk situasi biorisiko.

“Untuk mencapai akreditasi GBAC STAR™, fasilitas di Reno menunjukkan kepatuhan terhadap 20 elemen inti program,” kata Harris. “Elemen-elemen itu berkisar dari prosedur operasi standar dan strategi penilaian risiko hingga peralatan pelindung pribadi dan kesiapsiagaan dan tindakan tanggap darurat.”

Pilih Tuan Rumah yang Fleksibel

Jika situasi kesehatan dan keselamatan memerlukan poros dalam rencana, seperti bekerja dengan pengaturan pertemuan hibrida, bekerja dengan tempat yang menawarkan fleksibilitas adalah kunci ketenangan pikiran selama proses perencanaan.

“Lingkungan saat ini memerlukan acara virtual dan hybrid, dan i-Studio Reno-Sparks Convention Center dapat digunakan untuk pertemuan virtual,” kata Harris. “Pengaturan ini memungkinkan peserta virtual dan audiens langsung Anda melihat dan mendengar satu sama lain dan memiliki kesempatan untuk berinteraksi bersama seolah-olah mereka berada di ruangan yang sama.”

Jika hal tak terduga terjadi dan pertemuan benar-benar perlu dibatalkan atau dijadwalkan ulang, Harris menyarankan untuk memeriksa insentif tujuan seperti tidak ada pengurangan dan kebijakan pembatalan fleksibel.

Infrastruktur Adalah Penting

Melihat lebih jauh, di luar tempat pertemuan itu sendiri, Harris menyarankan untuk mempertimbangkan fasilitas lain di dekat ruang pertemuan Anda dan di seluruh tempat tujuan. Mereka harus dilengkapi dengan infrastruktur yang diharapkan peserta untuk melakukan acara yang sukses.

Misalnya, Harris mengatakan bahwa beberapa resor dan hotel di daerah Reno telah mengalami peningkatan dan renovasi senilai jutaan dolar dalam beberapa tahun terakhir.

Selain itu, inisiatif pembangunan ekonomi telah berhasil menarik bisnis besar seperti Tesla, Amazon, Apple, Toast, dan Switch ke area tersebut, Harris menjelaskan. Penambahan ekonomi baru ini telah menghasilkan pengembangan infrastruktur baru dan fasilitas area yang menarik bagi peserta rapat.

Namun, akses yang ditawarkan suatu area ke infrastruktur yang kuat lebih dari sekadar memastikan akses ke hotel dan restoran yang bagus.

Di Reno Tahoe, ekonomi berteknologi tinggi dan terdiversifikasi juga memungkinkan peluang tamasya baru dan menarik seperti tur ke pabrik raksasa Tesla. Kedekatan dengan para pemimpin industri ini juga memungkinkan peningkatan akses pembicara korporat dan akademik untuk rapat.

Jika Anda tertarik untuk melihat berbagai tempat dan keindahan alam di sekitar Reno Tahoe, Anda dapat mengikuti survei lokasi yang dibayar semua biaya melalui program Come See, Fly Free dari Reno Tahoe. Belajarlah lagi!

(foto selebaran)