Keamanan Rapat Lebih Dalam Dari yang Anda Sadari

Perencana acara ingin mengatur pengalaman rapat yang membuat orang terlibat, belajar, dan bersemangat.

Tetapi agar semua itu terjadi, keamanan harus menjadi perhatian utama—dan perlu ada ruang untuk perencanaan lebih lanjut dan tindakan tegas, bila perlu. Membangun budaya organisasi seputar keamanan dapat membantu mewujudkannya.

Steve Lemon, produser acara langsung dan direktur pendiri Aliansi Keamanan Acara, mengatakan bahwa perencanaan keselamatan sebenarnya bisa menjadi hal yang mendasar bagi banyak organisasi.

“Ada yang saya sebut proses rekan, di mana Anda merencanakan sebuah acara, Anda menerapkan rencana itu, Anda mengevaluasi setelah acara bagaimana rencana itu berjalan, dan kemudian Anda merevisi rencana tersebut,” jelas Lemon. “Ini adalah proses empat langkah yang sangat sederhana.”

Namun, ada faktor yang menyulitkan, termasuk anggaran. Lemon mencatat bahwa dalam waktu anggaran yang ketat dan protokol kesehatan tambahan, perencana pertemuan menghadapi tantangan dengan mendapatkan tingkat staf dan investasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan keamanan dunia nyata dari acara mereka.

“Hal pertama yang menurut saya perlu dilakukan oleh perencana acara jika mereka belum melakukannya adalah menerima kenyataan bahwa kita tidak lagi berada di zaman keemasan perencanaan dan manajemen acara,” kata Lemon. “Ada beberapa hal yang bertentangan dengan kami. Dan salah satunya—tidak sedikit di antaranya—adalah ketersediaan staf saat ini.”

Pahami Pergeseran di Pasar

Tantangan dengan kepegawaian berarti bahwa perencana harus memperhitungkan personel sejak awal. Dengan acara lain yang bersaing untuk mendapatkan tenaga kerja, jika Anda menyewa tim keamanan, Anda mungkin kesulitan untuk mencapai tingkat keamanan yang Anda cari. Dan mengingat bahwa permintaan pasar mendorong biaya untuk keamanan acara, perencana pertemuan mungkin membayar lebih untuk keamanan yang lebih sedikit daripada yang mereka dapatkan di masa lalu.

“Dalam skenario mimpi, Anda akan menyewa sebuah firma perencanaan yang tahu apa yang mereka lakukan—yang memiliki hubungan dengan Anda, yang Anda tahu dapat Anda percayai. Tetapi bahkan mereka memiliki masalah kepegawaian yang sama dengan klien, ”kata Lemon.

“Jika Anda tidak mampu membaca tentang acara Anda di surat kabar besok karena ada yang tidak beres, maka Anda mungkin tidak boleh mengambil jalan pintas ini.”

— Steve Lemon, direktur pendiri Aliansi Keamanan Acara

Salah satu cara untuk mengatasi tantangan membayar lebih banyak dan mendapatkan lebih sedikit adalah bagi perencana acara untuk mengembangkan hubungan baik dengan tim keamanan yang mereka pekerjakan. Dia menekankan pentingnya membangun kontrak yang kuat dan mempertimbangkan prioritas.

“Jika Anda tidak mampu membaca tentang acara Anda di surat kabar besok karena ada yang tidak beres, maka Anda mungkin tidak boleh mengambil jalan pintas ini,” katanya.

Menyatukan “Pertemuan Meja”

Beberapa situasi baru-baru ini di industri hiburan menyoroti pentingnya proses itu—dan konsekuensi dari gangguan keamanan.

Salah satunya terjadi di Oscar tahun ini ketika aktor Will Smith menampar komedian Chris Rock. Academy of Motion Picture Arts and Sciences, organisasi yang menyelenggarakan Oscar, dikritik karena membiarkan Smith tetap tinggal dan menerima penghargaan setelah insiden itu. Insiden lainnya melibatkan aktris Olivia Wilde, yang dilayani surat-surat hukum dari mantan tunangannya, Jason Sudeikis, saat tampil di atas panggung di CinemaCon—momen yang menimbulkan pertanyaan tentang keamanan dan privasi untuk tokoh-tokoh terkenal. (Sudeikis, pada bagiannya, tidak setuju dengan keputusan server proses untuk menyajikan makalah di acara tersebut.)

Lemon berpendapat bahwa insiden ini menyoroti pentingnya “pertemuan meja,” pertemuan bermain peran yang dirancang untuk membantu penyelenggara menentukan apa yang mungkin terjadi dalam kasus curveball — apakah bencana, kesalahan, wabah, atau insiden medis.

“Kami semua terbiasa mengadakan pertemuan demi pertemuan, tetapi ini adalah salah satu pertemuan terpenting yang jarang terjadi,” kata Lemon.

Pertemuan-pertemuan ini dapat berlangsung berjam-jam, tergantung pada kerumitan acara, kata Lemon. Tetapi hasilnya dapat membantu memecahkan masalah yang diketahui—juga hal-hal yang mungkin tidak terpikirkan oleh para perencana.

“Ketika sesuatu yang tidak Anda rencanakan muncul, hubungan sudah ada dalam hal komunikasi karena mereka duduk mengelilingi meja dan mereka semua bertemu satu sama lain dan mereka semua tahu tugas siapa melakukan apa, dan ada dugaan terbatas,” Lemon ditambahkan.

Putuskan Siapa yang Melakukan Panggilan Menghentikan Pertunjukan

Jika sesuatu yang membuat pembatalan terjadi, Anda tidak ingin dibiarkan berebut, kata Lemon.

“Tim orang yang berwenang memanggil show stop untuk menangani situasi perlu dikerjakan terlebih dahulu,” katanya. “Orang-orang perlu tahu siapa orang-orang itu—ini adalah tanggung jawab yang luar biasa jika Anda mempertimbangkannya.”

Lemon mencatat bahwa meskipun penyelenggara acara sering kali ingin membuat keputusan ini, petugas keamanan yang disewa, serta tempat, mungkin perlu memiliki peran juga.

“Semua orang harus tahu bahwa karena orang itu mengatakannya, mereka menghormati apa yang dimaksud dengan kerusakan reputasi, mungkin kerusakan fisik, reaksi, dan toleransi risiko,” katanya. “Anda harus berhati-hati dengan siapa yang diberi tanggung jawab itu, tetapi orang-orang yang paling dirugikan.”

(somboon kaeoboonsong/iStock/Getty Images Plus)