Menandatangani kontrak multi-tahun dengan tempat atau grup tempat dapat membuat kehidupan perencana pertemuan menjadi jauh lebih mudah. Ini merampingkan negosiasi dari tahun ke tahun, memiliki kemungkinan diskon dan fasilitas lainnya, dan memungkinkan perencana untuk membangun hubungan dengan tempat tersebut.
Tetapi seperti yang telah ditunjukkan beberapa tahun terakhir, memenuhi kontrak dapat menjadi sulit untuk dinavigasi jika terjadi kesalahan. Pandemi menempatkan perencana acara dalam posisi di mana mereka tidak dapat menyelenggarakan pertemuan yang telah mereka tandatangani, mungkin mengubah cara perencana pertemuan mengevaluasi kontrak di masa mendatang.
Jadi apa pilihan yang tepat untuk asosiasi Anda? Sebelum memutuskan perjanjian multiyear, lihat pro, kontra, dan implikasinya.
Itu Membuat Pekerjaan Anda Lebih Mudah
Negosiasi kontrak, berkomunikasi dengan vendor dan pemasok, melalui proses RFP. Siapa yang ingin menangani tugas-tugas ini setiap tahun?
“Negosiasi kontrak, tanpa diragukan lagi, adalah salah satu tugas yang paling ditakuti bagi perencana acara,” tulis Gabriel Marin dari InEvent di blog perusahaan. “Mengingat legalitas yang terkait dengan kontrak, tampaknya menakutkan untuk menegosiasikan aspek-aspek tertentu.”
Tetapi Anda tidak harus memulai dari awal. Perjanjian multi-tahun berarti Anda tidak menghadapi tugas berat itu setiap 12 bulan, memberi Anda ketenangan pikiran bahwa segala sesuatunya sudah siap untuk tahun depan.
Anda Tahu Apa yang Diharapkan
Ketika Anda sudah terbiasa dengan tempat tersebut, tahu staf di lapangan, dan memahami persis apa yang Anda butuhkan, kemungkinan pertemuan Anda akan berjalan lebih lancar daripada di lingkungan baru.
Manfaat dari keakraban adalah Anda dapat menyempurnakan detail untuk meningkatkan pengalaman acara dari tahun ke tahun. Apakah Anda memesan lebih banyak ruang rapat daripada yang Anda butuhkan? Membayar lebih banyak Wi-Fi daripada yang Anda butuhkan? Apakah peserta mengatakan mereka berharap mereka memiliki akses ke lounge atau bar atap? Ketika Anda memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh peserta Anda, Anda dapat menyelesaikan konsesi dan fasilitas. Plus, dengan perjanjian multi-tahun, Anda menunjukkan kepercayaan pada mitra Anda, yang akan membuat hubungan bisnis menjadi lebih baik.
Jika Anda menandatangani perjanjian multi-tahun dengan grup tempat tetapi tidak satu lokasi tertentu, beberapa preferensi ini dapat terbawa dari tahun ke tahun, bahkan jika Anda tidak menuai manfaat dari melihat wajah yang sama.
Keuntungan Biaya
Perjanjian pertemuan beberapa tahun juga hemat biaya. Anda akan menghemat uang, yang dapat Anda belanjakan untuk layanan agar acara Anda lebih baik. Plus, mengunci jumlah yang ditetapkan akan melindungi Anda dari kenaikan harga.
“Kontrak tiga tahun dapat berarti penghematan 10 persen,” kata John Berglund, CEO Mira Smart Conferencing, dalam sebuah wawancara dengan Smart Meetings.
Kurangnya Fleksibilitas
Tentu saja, dengan perjanjian multi-tahun, Anda terkunci untuk sementara waktu, yang berarti Anda dapat terikat kontrak ketika peristiwa tak terduga (yaitu, COVID-19) menggagalkan rencana Anda.
Namun, Anda dapat mempersiapkan diri untuk membantu mengurangi potensi dampak penundaan dan pembatalan. Di antara alat yang Anda miliki: klausa force majeure, yang merupakan ketentuan kontrak yang membebaskan para pihak dari memenuhi kewajiban kontraktual mereka ketika memenuhi kewajiban tersebut menjadi tidak praktis atau tidak mungkin. “Klausula force majeure yang tidak diinformasikan dengan pertimbangan matang tentang risiko umum atau khusus dan pengaruhnya terhadap para pihak dapat menyebabkan hasil yang tidak menguntungkan karena pengadilan akan menafsirkan klausa seolah-olah itu mewakili alokasi risiko yang ditawar oleh para pihak,” American Bar Association menulis.
(Nuthawut Somsuk/iStock/Getty Images Plus)
Mungkin tetap tersedia sebagian pemain yang masih baru bersama pasaran sdy prize Pasaran togel sidney pools sendiri memang sudah terlampau lama ada di indonesia. Menurut knowledge statistik di dalam 10 tahun belakangan ini kata kunci pencarian layaknya pengeluaran sdy hari ini miliki trafik yang terlampau tinggi. Dimana bermakna pengguna result pengeluaran sdy pools tambah banyak gara-gara sebenarnya jumlah pemainnya terhitung semakin bertambah. Saat ini bisa saja tersedia banyak sekali web site keluaran sdy prize di internet. Namun tidak semua web selanjutnya formal dan sedia kan pelayanan maksimal